Skok na obsah stranky, Hlavní stranka webu, Mapa webu, Hlavní menu

Informační technologie ve službách právních kanceláří

Informační technologie ve službách právních kanceláří 12.1.2015 Požadavky organizací na informační technologie se liší v závislosti na mnoha parametrech, včetně velikosti nebo oboru činnosti. Specifické potřeby má v tomto směru i relativně malý segment právních a advokátních kanceláří. Dokáží informační technologie využívat efektivně?

Jaké jsou primární požadavky advokátních kanceláří na informační technologie? V prvé řadě jde o bezpečnost, ochranu a správu dat, komunikaci s veřejnými institucemi, efektivní spolupráci v týmu (uvnitř firmy i s klienty) a samozřejmě také o prezentaci vůči veřejnosti.

Vlastní internetová doména, email a vizitka

V dnešní době považujeme za samozřejmé, že každá právní kancelář má svou internetovou doménu, která je dobře zapamatovatelná a odpovídá názvu společnosti. Podnik s názvem Nosil, Urval, Přetáhnul & partneři s.r.o. by mohl mít internetovou doménu nupp.cz, případně aknupp.cz. Rozhodně by neměla mít podobu nosilurvalpretahnulapartnerisro.cz. Diktovat takovou emailovou adresu, resp. její zápis, by nejspíše zvládl málokdo.

Pokud vlastníte doménu, je důležité mít také nějakou internetovou vizitku. Pro běžnou právní kancelář bude dostačovat jedna webová stránka s kontaktními údaji a popisem oblastí práva, kterým se věnuje. Důležité je, aby tyto základní informace na internetu byly, protože to pomáhá i zvyšovat důvěryhodnost mezi potencionálními klienty. Emailové adresy by měly využívat příslušnou doménu a nikoli typické @seznam.cz, @gmail.com nebo @email.cz. Doména, prezentace a email nepomohou běžnému provozu, ale představují nutné minimum pro ty, kteří se v elektronickém světě chtějí pohybovat a zviditelnit.

Elektronický podpis a šifrování

Advokátní kancelář se v elektronické komunikaci bude muset často důvěryhodně prokazovat, identifikovat. Autentizace bude potřebná a vyžadovaná vůči úřadům, případně pro autorizaci elektronických pokynů různého charakteru. K tomu poslouží elektronický podpis, resp. certifikát, který je vydán některou certifikační autoritou. Existují i takové certifikáty, které umožní šifrování emailové komunikace, což může být často používaná a vítaná varianta.

Zjednodušení komunikace s úřady a zákazníky

Zavedení elektronické spisové služby může ušetřit mnoho lidského úsilí při dohledávání a sledování korespondence s veřejnými institucemi i s klienty. Dokáže třídit a kategorizovat elektronickou poštu i tu fyzickou, po digitalizaci.

Při komunikaci se státní správou najde uplatnění také software pro komunikaci s Informačním systémem datových schránek (ISDS). Ten kromě napojení na spisovou službu umožní efektivnější práci s datovou schránkou než dostupné webové rozhraní. Současně umožní zprávy ukládat, třídit a archivovat.

http://www.602.cz/

Správa dokumentů (DMS)

Pro zajištění efektivní práce s dokumenty je vhodné nasadit systém pro správu dokumentů neboli DMS. Relevantních řešení existuje na trhu celá řada. Právní kanceláře je ovšem často opomíjí. Přitom jim mohou přinést mnoho užitku, neboť počet dokumentů v právní oblasti je skutečně značný a takový systém umožní do celé agendy vnést řád. Umožní spolupráci více lidí na jednom dokumentu bez toho, aniž by si ho museli stále posílat emailem. Zajišťuje rovněž kontrolu nad dokumenty, řeší jejich zabezpečení a také je umí archivovat.

Správa kontaktů, obchodní případů i příležitostí

Uplatnění najde v advokátních kancelářích i systém správy kontaktů a obchodních příležitostí neboli CRM. S jeho pomocí lze ukládat kontakty klientů i těch potencionálních, sdílet je navzájem, vyhnout se duplicitám, sledovat obchodní případy, zaznamenávat informace o klientech, plánovat schůzky s klienty, hlídat různá výročí a mnoho dalšího.

Řízení projektů malých i velkých

Vhodným pomocníkem v advokátních kancelářích může být také nástroj, který pomůže s projektovým řízením. Velká většina případů, které právní kancelář řeší, jistě dají jako projekt charakterizovat. Pracuje na nich určitá skupina lidí, sdílejí mezi sebou dokumenty, mají své role, plní konkrétní úlohy, které jsou časově omezeny, a trvá od do. S jeho pomocí lze zadávat úkoly jednotlivým členů týmu, sledovat jejich plnění, komunikovat nad úkoly, vykazovat odpracovaný čas a řadu dalších věcí.

http://www.602.cz/

Vše začíná u vnitřních předpisů a definice procesů

Pro samotné zabezpečení dat je důležité mít zavedeny odpovídající vnitřní procesy. S tím souvisí i rozhodnutí, zda mít data u sebe nebo u poskytovatele v datovém centru. Konkrétní postup je výsledkem relevantní analýzy a vyhodnocení konkrétního případu. Možností existuje dnes celá řada a to jak technicky, tak z pohledu právních aspektů.

Komunikace a její zabezpečení

Efektivní fungování přináší rovněž výzvy v oblasti vzdáleného přístupu k aplikacím i dokumentům, dostupnosti dat na mobilních zařízeních, používání sítě Wi-Fi, umístění serverů a jejich správy. Všechna tato témata mají svůj bezpečnostní rozměr. Nelze se tedy spolehnout pouze na základní ochranu proti malwaru a útokům, kterou reprezentují antiviry a firewally.

Prevence před ztrátou a zneužitím dat

Právní kanceláře pracují často s citlivými informacemi. Jejich zabezpečení se neomezuje pouze na vnější hrozby. Chránit by se měly i proti vnitřnímu nepříteli, ať už vědomému nebo neúmyslnému. K tomuto účelu slouží nástroje prevence ztráty dat neboli DLP. S jejich pomocí lze zabránit transferu citlivých dat do nepovolaných rukou.

Kdo s tím vším pomůže?

Efektivita nasazení toho kterého nástroje je závislá také na velikosti organizace. Konkrétní požadavky a jejich nastavení však často nedokáží řešit interní zaměstnanci firmy. Proto je vhodné požádat o radu někoho nezávislého, ideálně konzultanta, který s vámi projde to, jak vaše organizace funguje, případně udělá audit. Na základě jeho výsledků vám doporučí na jaké oblasti se soustředit, a kde nasadit konkrétní nástroje. Procesní analýza vždy musí předcházet technologickému návrhu.

Napsáno pro online magazín Corporate ICT (www.corporateict.cz).

Obrázky byly převzaty z www.602.cz.



  • Promo akce

  • Kontaktní osoba

    Jaroslav Prodělal

    Jaroslav Prodělal


    tel.:+420 222 550 020

  • Sdílet

Používáme technologie společností: WMWARE Partner VEEAM Gold Pro Partner DELL Partner Direct IBM Business Partner Microsoft Small Business Specialist HP Aruba

Užíváním těchto webových stránek souhlasíte s použitím souborů cookies. Více informací